Archivo Municipal
Responsable: C. Martha Patricia Martínez García
Calle Independencia 117, Norte Zona Centro, Sabinas, Coahuila Conmutador (861)618-39-00 Ext. 124
8:30 a.m. a 3:30 p.m.
MISIÓN
Ordenar, conservar, custodiar y difundir el acervo documental generado en cada una de las dependencias del municipio de Sabinas. Actividad llevada a cabo por la coordinación quien se encarga de preservar la memoria de un pueblo para que el ciudadano común tenga legitimidad y sentido de pertenencia.
VISIÓN
Que el archivo sea una fuente de información que muestre la convivencia entre el municipio y la ciudadanía y así ofrecer tanto al investigador como al público en general, los instrumentos necesarios y los medios más adecuados para que la consulta sea accesible, eficaz y eficiente.
OBJETIVO DEL PUESTO
El archivo Municipal es el conjunto ordenado de documentos generados por la administración del municipio de Sabinas en el ejercicio de sus funciones o actividades.
FUNCIONES
I. Formular y conducir las políticas generales del Archivo Municipal.
II. Normar y asesorar en materia de administración de documentos y archivos, a las dependencias y entidades de la administración pública municipal.
III. Evaluar y seleccionar e incorporar la documentación histórica del Archivo de Concentración al Archivo Histórico.
IV. Establecer los lineamientos para ofrecer servicios para la reproducción de los materiales que conforman sus acervos.
V. Desarrollar los programas y acciones de conservación y restauración requeridos para el mantenimiento físico de sus acervos.
VI. Preparar, editar, distribuir y comercializar publicaciones y materiales impresos destinados a dar a conocer y facilitar el acceso a los fondos de conserva.
VII. Dictaminar el valor permanente e Histórico de la documentación generada y conservada por las dependencias.
VIII. Formular y proponer al Secretario General del Ayuntamiento los proyectos de leyes, decretos, reglamentos, acuerdos y convenios en materia Archivística y Documental.
IX. Resguardar los documentos confidenciales como públicos.
X. Vigilar el debido cumplimiento de los programas y proyectos de trabajo de la coordinación.
XI. Realizar evaluaciones del desempeño del personal adscrito a la dirección.
XII. Apoyar a los trabajadores del Archivo Municipal en las actividades administrativas que se requieran.
XIII. Vigilar que las políticas internas se realicen y que permitan alcanzar los objetivos del Archivo Municipal.
XIV. Organizar y coordinar todos los recursos (humanos, materiales y financieros) que posee el Archivo Municipal (horarios de entrada del personal, inventario de mobiliario, requisiciones).
XV. Interpretar las necesidades operativas de la coordinación para así poder enmendar y satisfacer dichas necesidades, por medio de reuniones con la coordinación.
XVI. Recepcionar, clasificar y catalogar las publicaciones oficiales y periódicas, locales y nacionales, libros, folletos, revistas, manuales, memorias de la gestión gubernamental, mapas, planos y manuscritos, para presentarlos a consulta del público en general.
XVII. Desarrollar programas para automatizar y agilizar los servicios que presta.
XVIII. Coleccionar los documentos referentes a leyes, decretos, reglamentos y otras disposiciones que sean publicados en el Estado y el país en General.
XIX. Realizar los préstamos de documentos semiactivos que sea requerido por las Direcciones del Municipio mediante oficio de pedido, turnar la búsqueda del o los documentos, verificar que la petición sea correcta, realizar un vale de préstamo y entregar el documento.
XX. Identificar los archivos que han cumplido con su resguardo precautorio y mediante el procedimiento establecido turnarlo al departamento de depuración y destrucción de Archivo de Concentración.
XXI. Integrar y mantener actualizados los catálogos que faciliten la localización de los documentos en las bodegas de resguardo.
XXII. Prepara y vigilar la transferencia de documentación inactiva, previa valoración al Archivo Histórico.
XXIII. Depurar los documentos que han cumplido su periodo de resguardo, Identificando los años de recepción, así como el ejercicio del expediente y determinar cuando un archivo.
XXIV. Recepción de la documentación clasificada como expedientes semiactivos entregada por las direcciones del Ayuntamiento.
XXV. Promover la automatización de los sistemas tendientes a facilitar la localización y consulta de los acervos por parte de las entidades generadoras.
XXVI. Identificar las cajas contenedoras de los Archivos y asignarle una ubicación topográfica.
XXVII. Las demás funciones inherentes a su puesto o las que en su caso asigne el Secretario del Ayuntamiento.
XXVIII. Archivar en el área administrativa, la documentación generada por las dependencias y unidades administrativas del municipio. Todo el público tendrá acceso, previo cumplimiento de las normas correspondientes, al material de este acervo.
Documentos: